Hoe kunnen regionale klinische laboratoria groeien en competitief blijven, zonder hun persoonlijke band met klanten te verliezen? Dr. Apr. Bioloog Thomas Maenhout, directeur van Labo Maenhout, gelooft dat automatisering een oplossing kan bieden. Het hoofdlab in Waregem kreeg een grondige make-over en werd uitgerust met de meest geavanceerde labtechnologie van Siemens Healthineers. “Door technologisch een sprong voorwaarts te doen, blijven we trouw aan wat Labo Maenhout uniek maakt: hoogkwalitatieve diagnostiek met een sterke nadruk op persoonlijk partnership met zowel artsen als medewerkers.”
Labo Maenhout doorgelicht
- Opgericht in 1979 door Apr. Bioloog Patrick Maenhout
- Hoofdlabo in Waregem en een prikcentrum in Ronse
- Gemiddeld meer dan 5000 biochemische analyses per dag
- Een team van 40 medewerkers
- Aanvragers zijn vooral huisartsen, woon- en zorgcentra, en extramurale arts-specialisten in Oost- en West-Vlaanderen en een beperkt deel in Wallonië.
- Analyses: klinische chemie, hormonologie, therapeutische monitoring, hematologie, stolling, immunohematologie, immunologie, serologie en microbiologie
Vooruitgang als toekomstverzekering
Thomas neemt in 2017 de fakkel over van zijn vader en oprichter Apr. Bioloog Patrick Maenhout. Om aan de steeds veranderende markt, regelgeving en klantenverwachtingen te blijven voldoen, krijgt de IT-infrastructuur een grondige update en doen een aantal nieuwe softwaretoepassingen voor huisartsen, koeriers en laboranten hun intrede. Het hoofdlab in Waregem krijgt een ingrijpende make-over, met als kers op de taart een totale labo-automatisatie in 2021.
“Zonder continue vooruitgang zijn optimale kwaliteit en service onmogelijk.
Daarom blijven we als labo mee-evolueren.”
Service en responsetijden
De beslissing om te automatiseren kwam niet uit de lucht vallen. Apr. Maaike Godefroid, klinisch bioloog bij Labo Maenhout, legt uit: “Het aantal orders per dag is de laatste zeven jaar verdubbeld. Gaandeweg botsten we op de grenzen van onze bestaande processen en apparatuur. Tot 2021 werden heel wat pre- en postanalytische taken nog handmatig uitgevoerd. Dat zorgde voor een ‘batcheffect’, met de nodige vertragingen tot gevolg. Om de snelle groei te kunnen dragen en de druk op het team te verlichten, moesten we het anders aanpakken.”
“We wilden niet automatiseren om te automatiseren”, vult Thomas aan. “Maar als eerstelijnslaboratorium dragen we uitstekende service en korte responsetijden hoog in het vaandel. Bovendien is de markt erg competitief: steeds meer grote internationale spelers kunnen dankzij geavanceerde automatisering snelle services bieden op elk moment van de dag. Onze aanvragers verwachten dat van ons ook.”
‘On the right track’
Na gesprekken met verschillende leveranciers besliste het team om met Siemens Healthineers in zee te gaan. Het lab werd uitgerust met een Aptio® Automation track die pre- en postanalytische taken combineert. Daaraan zijn twee ontdubbelde Atellica® Solution systemen - voor routine immunochemie en klinische chemie - en een HbA1c analyser gekoppeld. Daarnaast koos men ook voor een IMMULITE® 2000 XPi immunochemiesysteem voor gespecialiseerde testen. De Atellica Data Manager software staat onder andere in voor een intelligente sturing van de stalen op de track, communicatie met het centrale informaticasysteem, procesoptimalisatie en gebruikersbeheer.
Gebruikte technologieën
- Atellica® Solution systemen voor routine immunochemie- en klinische chemie-analyses
- IMMULITE® 2000 XPi immunochemiesysteem voor allergie- en gespecialiseerde testen
- Aptio® Automation track die pre- en postanalytische taken combineert en staaltransport verzorgt naar de Atellica Solution systemen en de HbA1c analyser
- Atellica® Data Manager software als centrale sturing van de stalen op de track en bi-directionele koppeling met het Labo Informatica Systeem (LIS)
“Drie dingen gaven voor ons de doorslag om te kiezen voor Siemens Healthineers”, legt Thomas uit.
- Advies en service: Het team van Siemens Healthineers ondersteunde ons voor, tijdens, en na de implementatie met advies. Ze waren/zijn steeds bereikbaar voor vragen of om een helpende hand te bieden. Bovendien hebben ze reeds een jarenlange ervaring met het automatiseren van klinische laboratoria en konden we zo beroep doen op hun kennis.
- Modulariteit en open connectiviteit: Omdat ieder onderdeel van de Atellica Solution systemen een aparte module is, veroorzaken kleine storingen geen volledige stilstand van de lijn waardoor er verder kan gewerkt worden. Bovendien is de mogelijkheid om aan de Aptio Automation track toestellen te koppelen die niet van Siemens Healthineers zijn, zoals de HBA1c analyser, voor ons een grote meerwaarde.
- Remote services: De ‘remote services’ van Siemens Healthineers zijn erg geavanceerd. Dit systeem volgt vanop afstand een 180-tal parameters op van elk toestel en waarschuwt wanneer een onderhoud of reparatie nodig is, wanneer filters moeten worden vervangen, … Vaak nog voor er iets fout loopt. Bovendien kan het service team van Siemens Healthineers vanop afstand ingrijpen en zo problemen voorkomen of snel oplossen. Dat zorgt voor een gigantische gemoedsrust bij onze medewerkers.
Implementatie en validatie
Eind 2020 verhuisde de afdeling bacteriologie van het hoofdlabo naar een andere locatie op de site in Waregem. Daardoor was één helft van het hoofdlabo vrij en kon de rest van het lab tijdens de installatie gewoon operationeel blijven. Gelukkig maar, want een nieuwe coronagolf zorgt op dat moment voor heel wat bijkomende werkdruk.
Na de installatie volgde een uitgebreid validatieproces. “Gedurende een aantal weken werd elk binnenkomend staal zowel op de nieuwe als op de oude systemen getest”, legt Maaike uit. “We gingen na of er verschillen waren en als dat het geval is, deden we de nodige aanpassingen in bijvoorbeeld referentiewaarden. Het hele proces, van opbouw tot ingebruikname, duurde van eind mei tot eind september.”
Stabiele doorlooptijden
Welke voordelen had de automatisering op de werking van het lab? “We maakten komaf met een heleboel manuele stappen”, gaat Maaike verder. “Eigenlijk verloopt alles van begin tot einde quasi automatisch. Enkel als er sterk afwijkende resultaten zijn, moeten we tussenkomen.
“Vroeger duurde het vaak enige tijd voor binnenkomende stalen op de analyzer terechtkwamen. Het ‘batcheffect’ zorgde er bovendien voor dat er ‘file’ ontstond. De Aptio track zorgt er nu voor dat de stalen automatisch één voor één in de analyzer terechtkomen. Het gevolg is een continue, voorspelbare stroom aan analyses en resultaten. Elk staal wordt binnen het uur verwerkt.”
“Er is een continue, voorspelbare stroom aan analyses en resultaten. Elk staal wordt binnen het uur verwerkt.”
Workload verlichten
Thomas treedt Maaike bij: “De doorlooptijd is veel stabieler geworden, met minder pieken en dalen. Daardoor zijn we voor onze klanten een stuk voorspelbaarder geworden qua timing, ook in de daluren op gebied van personeelsbezetting. Aanvullende aanvragen zijn vandaag heel wat eenvoudiger: vroeger was elke bij-aanvraag sowieso een manuele handeling. Nu gaat alles volledig automatisch: wanneer de arts een test toevoegt aan de digitale aanvraag, wordt het staal automatisch terug uit het gekoeld archief gehaald en naar de toestellen gestuurd voor een nieuwe analyse en daarna automatisch terug gearchiveerd zonder enige tussenkomst van de laboranten.”
Ook laboranten merken de impact op de dagelijkse workload: “Zeker tijdens de avondshift verlichten de nieuwe toestellen het werk gevoelig,” zegt medisch laboratorium technoloog (MLT) Christophe Michiels. “Dankzij de Aptio track moet je bovendien niet voortdurend van het ene toestel naar het andere stappen.”
Daarnaast werden de ophaalrondes aangepast en efficiënter gemaakt dankzij digitale tools. Dit zorgde voor meer flexibiliteit voor de artsen én voor een betere spreiding van het werk in het labo. Vandaag kan het team meer analyses uitvoeren met een kortere doorlooptijd, zelfs ten opzichte van de periode vóór COVID-19. Bovendien zijn de resultaten van de stalen uit de late shift daardoor nog dezelfde dag beschikbaar.